Dropboxはクラウド上にデータ保存できるwebサービスです。フリーランス・ひとり社長におすすめの使い方3つを紹介します。
※Dropboxのおすすめ機能
どこでもデータを編集できる
スマホ・タブレット・パソコンで編集できる
スマホ
iPhone・Androidのスマホで利用可能です。
タブレット
iPadで利用可能です。
パソコン
Mac・Windowsのパソコンで利用可能です。
そのため、会社・自宅・カフェ・コワーキングスペースなどで仕事がどこでも出来ます。
Word・Excel・PowerPointが編集できる
Windows officeを
- Word
- Excel
- PowerPoint
Office Onlineと連携してオンライン上で利用可能です。
また、Google版のofficeとして
- Googleドキュメント
- Googleスプレットシート
- Googleスライド
として保存することも可能です。
外出先でも文書作成や表計算、スライドなど仕事がどこでも出来ます。
他のサービスとデータ連携ができる
メール
- G-Mail
Dropboxのデータをメールにファイル添付出来ます。
ビジネスチャット
- Chatwork
- Slack
Dropboxのデータをチャットで添付してやり取り出来ます。
メモ・ファイル共有
- Evernote
簡単なメモだとEvernoteの方が便利です。Dropboxは、文書・表計算・スライドなどデータ連携や印刷する場合の保存先にしています。
クラウド会計
- freee
Dropboxに領収書や請求書画像を保存し、クラウド会計にデータ連携して会計データにします。
スキャナー
- 複合機
- スキャナ製品
領収書や請求書を読み込みDropboxに保存します。
営業支援
- kintone
- Salesforce
顧客管理・仕事の進捗管理などを作成し、Dropboxに保存します。
ホームページ・ブログ
- WordPress
ホームページやブログのバックアップ・画像を保存します。
ＳＮＳ
ファイルを共有できます。
Dropboxからデータを引き出し、用途に応じて、他のサービスと連携出来ます。
会社にいなければ仕事が出来ない状況から、どこでも仕事が出来る状況にしてくれるのが、Dropboxの良いところです。
アカウントがない相手とデータを共有できる
データ共有の使い方
ファイルの共有リンクを利用すると、Dropbox アカウントを持っていない相手ともファイルを共有することができます。
作成した共有リンクはメール、ビジネスチャット、SNSから送信できます。
共有リンクは読み取り専用のため、リンクを持っている人は、誰でもファイルを閲覧したりコンテンツをダウンロードしたりできます。
有料会員になって共有リンクにパスワードや有効期限を設定することが可能です。
- Dropbox Professional
- Dropbox Business
共有するフォルダを指定して共有する
税理士と顧問先など領収書・請求書データなど共有したいときは、税理士が共有フォルダを招待します。
お互いにDropboxに資料を共有して、経理・会計・税務の作業が出来るようになります。
もちろん、フリーランス・ひとり社長がチームを組んで仕事をするときは、それぞれの業者の方と共有フォルダを通じて、仕事の資料の受け渡しが出来ます。
まとめ
- どこでもデータ編集できる
- 他のサービスとデータ連携できる
- アカウントがない相手とデータ連携できる
Dropboxは、上記理由で1番優れていると思います。
Googleの提供するGoogle Driveは、
- Googleドキュメント
- Googleスプレットシート
- Googleスライド
の保存は、データ容量を消費しないため。Dropboxの補助として使っています。
Dropboxは、フリーランス・ひとり社長にとって、必要不可欠なツールです。
ぜひ、利用していない方は、2GBまで無料で利用出来ますので、ダウンロードしてみては、いかがでしょうか？
最後に
編集後記
富士通の電子バインダー、楽2ライブラリが、2019年3月25日に販売終了となっています。おそらくDropboxなどクラウドストレージサービスが、一般的になっているためです。
クラウド税理士には、必須のDropboxですが、まだ利用したことのないフリーランス・ひとり社長に体験していただきたいと思い、今日の記事に至りました。
昨日は、年末調整と法人月次訪問という一日でした。
1日1新
税理士のためのRPA入門 井ノ上陽一 著
Dropboxと連携する・クラウド経費管理・STREAMEDの記事はこちら↓
